En tant qu’assistante de direction et personnelle, je m’assure que les dirigeants et équipes bénéficient d’un soutien complet et personnalisé, permettant une gestion fluide et efficace de leurs tâches professionnelles et personnelles. Mon rôle combine des compétences organisationnelles avancées, une expertise administrative et une discrétion irréprochable.

Organisation des tâches professionnelles et privées

• Gestion des agendas complexes : prise de rendez-vous, anticipation des besoins, ajustements en temps réel.

• Coordination des meetings : organisation des salles, paramétrage des réunions visio et suivi des invitations.

• Organisation des déplacements professionnels et personnels : planification des itinéraires, réservation de transports, hôtels, visas et gestion des imprévus.

• Suivi des notes de frais et dépenses, avec maîtrise des outils comme Concur ou Excel.

Support aux dirigeants et à leurs équipes rapprochées

• Planification et organisation de déjeuners stratégiques, dîners professionnels, et autres événements d’équipe, en collaboration avec les prestataires haut de gamme.

• Gestion et optimisation de la fitting room, y compris le rangement des pièces et la coordination des prototypes.

• Supervision des transports sécurisés d’objets de valeur, garantissant leur intégrité et leur livraison dans les temps.

Conciergerie et gestion personnelle

• Assistance dans les achats personnels, de la gestion des courses alimentaires au suivi des commandes spécifiques.

• Coordination avec les prestataires de maison (dog walker, personnel d’entretien), en s’assurant du bon fonctionnement du domicile.

• Relations avec les organismes externes : banques, assurances, avocats, administrations.

• Soutien pour la préparation d’événements privés, de la planification à l’exécution.

Recrutement et gestion du personnel

• Recrutement et interviews des collaborateurs de maison pour des postes de haut niveau.

• Collaboration étroite avec le House Manager dans le cadre du suivi des équipes de maison.

• Accueil et logistique des nouveaux collaborateurs : préparation des plannings, gestion des badges, organisation des premières semaines.

Expertise en outils numériques et gestion documentaire

• Création et mise à jour de documents, tableaux de bord et présentations (Excel, PowerPoint).

• Archivage électronique et gestion des données confidentielles (GED, outils collaboratifs comme SharePoint ou Google Drive).

Je propose un accompagnement ajusté aux besoins spécifiques de chaque dirigeant, combinant rigueur, anticipation et réactivité. Mon objectif est de simplifier leur quotidien tout en leur permettant de se concentrer sur l’essentiel.

En résumé, mon expertise en tant qu’assistante de direction et personnelle repose sur ma polyvalence, ma maîtrise des outils et ma capacité à gérer des situations variées avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.