En tant qu’Office Manager, je combine organisation, polyvalence et expertise pour optimiser la gestion quotidienne des bureaux et des activités administratives. Mon objectif est d’assurer un environnement de travail efficace et harmonieux, tout en répondant aux besoins stratégiques des dirigeants et des équipes.

Gestion Administrative et Finances

Je supervise l’ensemble des tâches administratives, notamment :

• Facturation et suivi financier via le logiciel SAP, garantissant précision et conformité aux politiques internes.

• Gestion des notes de frais avec Concur, pour un traitement simplifié et rapide.

• Création de documents budgétaires dans Excel, avec des formules avancées et des tableaux croisés dynamiques pour des analyses claires et détaillées.

• Organisation des archives numériques et physiques, garantissant une accessibilité optimale.

Coordination des Fournisseurs et Services Généraux

Je prends en charge la gestion des fournisseurs et prestataires :

• Relations avec les prestataires clés (nettoyage, informatique, téléphonie, plomberie, etc.), avec un suivi rigoureux des contrats et interventions.

• Commande de fournitures et services divers, comme pressing et livraison de fleurs, pour maintenir un cadre professionnel de qualité.

• Suivi des livraisons et gestion du courrier entrant et sortant.

Ressources Humaines et Support Collaborateurs

Avec une approche axée sur les personnes, j’assure un soutien RH stratégique :

• Coordination des recrutements : planification des entretiens et suivi des candidatures en collaboration avec les équipes RH.

• Intégration des nouveaux arrivants : préparation de leur poste (informatique, badge) et planification d’un parcours d’intégration adapté.

• Organisation logistique des événements RH : séminaires, formations et projets internes.

Organisation et Logistique

Mon expertise inclut :

• Gestion des agendas complexes et mouvants des dirigeants, en anticipant les besoins et priorités.

• Réservations de voyages professionnels (transport, hôtel, visas) grâce à une maîtrise des outils en ligne.

• Planification et coordination des réunions avec réservation de salles et commande de plateaux-repas.

Compétences Techniques et Digitales

Je maîtrise les outils essentiels pour une gestion efficace et stratégique :

• Excel : création de tableaux et graphiques complexes pour des analyses approfondies.

• PowerPoint : réalisation de présentations professionnelles impactantes pour réunions et formations.

• SAP : suivi des commandes et factures pour une comptabilité fluide.

• Concur : gestion simplifiée des frais professionnels.

En somme, mon rôle d’Office Manager ne se limite pas à la gestion quotidienne : j’apporte une expertise polyvalente et technique pour soutenir les objectifs de l’entreprise tout en assurant un environnement de travail performant et structuré.